Predstavme si, že chcete vo firme asistenta, ktorý odpovedá na otázky o interných postupoch. Ľudia by sa nemuseli vypytovať kolegov ani prehrabávať v priečinkoch. Znie to užitočne.
Skôr než by som navrhoval rozhranie, chcel by som vedieť, či sa odpovede vôbec dajú nájsť vo firemných dokumentoch. A či si dokumenty navzájom neprotirečia.
Začnite otázkami od kolegov
Zozbierajte niekoľko otázok, ktoré ľudia skutočne riešia. Napríklad ako schváliť neštandardnú zľavu alebo komu odovzdať zákaznícku požiadavku. Ku každej skúste nájsť platnú odpoveď a dokument, z ktorého vychádza.
Už tu môžete naraziť na problém. Jeden postup platí podľa starého dokumentu, druhý podľa správy v chate a kolega vám povie, že v praxi to robia ešte inak.
V takom prípade potrebujete niekoho, kto rozhodne, čo platí. Asistentovi potom môžete dať správne podklady a skúsiť, či podľa nich odpovie. Pri nejasnej otázke sledujte, či si vypýta spresnenie, alebo rovno niečo odporučí.
Vopred si určite, ako odpovede vyhodnotíte
Pred testovaním si určite, koľko času mu venujete a kto odpovede skontroluje. Užitočné je aj konkrétne pravidlo: ak odpoveď nemá oporu v schválenom dokumente, pri testovaní ju označíme ako chybnú, hoci znie rozumne.
Chybné odpovede si odložte aj so zdrojmi. Keď upravíte podklady alebo zadanie, môžete sa k tým istým otázkam vrátiť a porovnať výsledok. Pridajte aj nové otázky, aby ste riešenie neskúšali stále na tých istých príkladoch.
Možno zistíte, že asistent zatiaľ zvláda iba úzky okruh otázok. Môžete ho používať iba na tieto otázky alebo počkať, kým dáte dokumenty do poriadku. Aj taký záver vám povie, za čo má zmysel zaplatiť v ďalšom kroku a čo by boli predčasné výdavky.